Tadi sore barusan mengikuti rapat. Cuman, rapatnya kurang begitu bergairah. Tidak ada semangat dalam rapat tersebut. Hal yang menyebabkan kurang semangatnya suasana rapat, menurut saya, adalah kurang jelasnya Agenda Rapat. Meski topik rapat telah diberitahukan melalui imel, tetapi yang terjadi, para peserta rapat masih bingung ketika rapat sudah dimulai.

Seharusnya sebelum rapat dimulai, beberapa hari sebelumnya diedarkan sebuah agenda rapat kepada calon para pesertanya. Agenda ini dapat berisi dokumen-dokumen pendukung (sesuai dengan topik rapat) sehingga pada saat rapat berlangsung, tidak perlu membuang waktu untuk mencari data-data yang sebenarnya sudah ada. Selain itu agenda juga dapat berupa opsi-opsi yang sekiranya ingin diputuskan atau paling tidak, masukan-masukan yang akan di-rapat-kan.

Sehingga para calon peserta rapat dapat mempersiapkan diri sebelum rapat dimulai (dengan opsi-opsi lain), atau kemungkinan juga (peserta) sudah mempersiapkan pertanyaan-pertanyaan untuk diajukan, sehingga kecil kemungkinan suasana rapat menjadi vacuum.

Menghadirkan suasana ceria didalam rapat itu perlu. Rapat dengan suasana sepi tegang malah bisa menutupi pikiran dari ide-ide gila. Namun kalau suana terlalu ceria atau terlalu ramai bisa membuyarkan fokus rapat.

Dilain hal, jumlah peserta rapat bukan jaminan berhasilnya sebuah rapat. Semakin banyak orang, menjadikan rapat kurang fokus (?). Memilih orang yang tepat untuk menghadiri rapat itu perlu. Apakah orang tersebut memang berkepentingan untuk menghadiri rapat? dan apakah orang tersebut juga termasuk pengambil keputusan (sejauh mana wewenangnya?)

semoga pada rapat berikutnya aku merasakan kenikmatan
mbro130704